先建立簡單、穩定的資料夾骨架
資料夾是最通用的整理基礎，不依賴任何特定軟體。可以先依年份、事件或來源建立一到兩層結構，例如「2026／日本旅行」或「作品／攝影」。層級太深會讓日後尋找與搬移變得麻煩，因此不必為每一個細節都建立新資料夾。
新檔案匯入後，先放到明確的待整理位置，再定期歸檔。這比每次下載時臨時決定一套新命名方式更容易維持。資料夾名稱應使用自己幾個月後仍看得懂的詞，不必追求像資料庫一樣完美。
檔名與搜尋要互相配合
如果來源檔名都是隨機字串，只靠肉眼會很難找回特定內容。重要檔案可以加入日期、地點、人物或主題，但不一定要一次改完所有收藏。先從經常搜尋或需要交付的資料開始，就能逐步改善。
看圖工具若支援檔名搜尋，可以在不改變資料夾結構的情況下快速篩選。搜尋是「找已知項目」，媒體牆則適合「一邊看一邊想起來」，兩者搭配會比只靠單一分類更實際。
Favorite 適合標記，虛擬相冊適合重組
Favorite 可以當成跨資料夾的快速標記，例如待修圖、最喜歡、準備分享。它不必取代原始資料夾，只提供一個快速回看的入口。
虛擬相冊則適合同一張圖片同時出現在多個主題中，例如同一張旅行照片既屬於「東京」，也屬於「夜景」。如果相冊只保存關聯，就不用複製檔案，也不會因為重複副本而浪費空間或修改到不同版本。
從相冊移除，不等於刪除原始檔案
整理軟體最容易讓人不安的地方，是「移除」究竟會刪掉什麼。理想的虛擬相冊應清楚區分相冊關聯與原始檔案：從目前相冊移除，只取消這張媒體與該相冊的連結，不影響其他相冊、Favorite 或硬碟上的檔案。
真正刪除檔案時則應回到檔案管理流程，確認備份與回收筒。不要把分類動作和不可逆的檔案刪除混在一起。
縮圖快取與收藏資料也要能管理
大量圖片和影片通常需要縮圖快取，才能讓媒體牆快速顯示。快取可以隨時重建，因此應提供清除方式；Favorite、相冊與其他整理資料則較重要，最好能備份與還原。
KIOKU 把媒體留在原本資料夾，並在本機保存縮圖與收藏關聯，適合不想上傳私人照片、又希望用同一個介面瀏覽圖片和 MP4 的人。可前往 KIOKU 今憶產品頁查看相冊、Viewer 與備份畫面。